15 Punkte für eine erfolgreiche Tagung

Der wichtigste Schritt der gesamten Planung kommt zu aller erst: bestimmen Sie Ihr (Leit-)Thema, Ihre Botschaft und Ihr Ziel für Ihre Tagung, falls sie nicht bereits vorbestimmt sind. Alle Bestandteile Ihrer Tagung sollten Sie anhand dieser 3 Punkte überprüfen, inwiefern Sie zu Ihrer Veranstaltung passen. Zudem legen Sie fest, wer für welche Bereiche (Inhalt, Kommunikation, Tagungs-Teilnehmer etc.) verantwortlich ist und ob Sie externe Unterstützung, z.B. durch Agenturen zur Planung Ihrer Tagung mit einbeziehen wollen. Alle Details zu wichtigen Planungstools, wie Lieferantenauswahl, eine Agenda erstellen , Zeit- und Briefingpläne ausarbeiten, Checklisten und vieles mehr erfahren Sie hier…

Legen Sie zunächst ein Gesamtbudget für Ihre Tagung fest. Dieses Budget beinhaltet sämtliche internen und externen Kosten, die am Ende Ihrer Veranstaltung zugeschrieben werden. Dabei sollten Sie zunächst bei allen Leistungen die optimale Variante planen. Hierbei ist es wichtig alle Bestandteile, also fixe Kosten, Teilnehmerzahl abhängige variable Kosten und sämtliche Nebenkosten zu berücksichtigen. Die Summe am Schluss wird wahrscheinlich zu hoch sein. Jetzt können Sie anhand Ihres Ziels und Ihrer Botschaft priorisieren: Was ist essenziell und unverzichtbar? Was bringt einen erheblichen Mehrwert? Und was ist ein Nice-to-Have? Keine einfache Aufgabe. Unser Online-Veranstaltungs-Kalkulator sowie unser Leitfaden zur Veranstaltungs-Budgetierung helfen Ihnen hier…

Wo soll Ihre Tagung stattfinden? Falls Sie frei in der Planung sind, müssen hierfür zahlreiche Fragen beantwortet werden: Gibt es einen regionalen Themenbezug? Passt zu Ihrer Botschaft eher ein urbanes oder ein "grünes" Umfeld? Wie und mit welchen Verkehrsmitteln reisen Ihre Tagungs-Teilnehmer an? Wo kommen Ihre Tagungs-Teilnehmer her? Welche Infrastruktur und welche Bettenkapazitäten vor Ort benötigen Sie? Finden Großveranstaltungen, z.B. Messen im Zeitraum Ihrer Tagung statt? Ist ein spezielles, regional abhängiges Rahmenprogramm gewünscht? So finden Sie die optimale Destination…

Mit der Wahl der Location und des Tagungsraumes / der Tagungsräume treffen Sie eine der wichtigsten Entscheidungen für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Sie beeinflusst alle weiteren Planungsschritte sowie das Budget maßgeblich. Neben den Raumkapazitäten und der Anzahl der Veranstaltungsräume spielen Ambiente, (technische) Ausstattung, vorhandenes Equipment, Lage und Erreichbarkeit sowie die Möglichkeit einer Übernachtung eine entscheidende Rolle. Grundsätzlich wird sich die Frage stellen, ob Sie die Annehmlichkeiten und Vorzüge eines Tagungshotels oder eines Tagungs- und Kongresszentrums in Anspruch nehmen wollen oder eine sogenannte Special-Location mit allen Vor- und Nachteilen bevorzugen. Auch Vertragsbindungen, Compliance-Regeln, Kodexkonformität und die Agenda spielen eine Rolle. Hier wird Ihnen bei der Entscheidung zur perfekten Veranstaltungs-Location geholfen…

Kern jeder Tagung sind Redner und Referenten, die das Thema und die Themengebiete möglichst interessant, informativ, facettenreich und glaubwürdig Ihrem Publikum präsentieren. Hierbei ist zunächst die Entscheidung zu treffen, ob ausschließlich interne Referenten aus Ihrer Organisation in das Programm eingebunden werden oder ob auch Gastredner, wie beispielsweise ein externer Keynote-Speaker auftreten sollen. Zudem benötigen Sie eventuell Trainer für stattfindende Workshops und Breakout Sessions. Dabei ist stets wichtig, dass Ihre Redner/Referenten/Trainer sich perfekt ergänzen und zu Ihrer Tagung passen. Hier sollten Reputation, Bekanntheit, Sprache, Art des Vortrags sowie die inhaltliche Herangehensweise an das Thema u.v.m. wichtige Entscheidungskriterien sein. So wählen Sie Redner und Referenten, die Ihre Veranstaltung bereichern und in Ihr Budget passen…

Rahmenprogramme sind so vielfältig, wie die Anlässe von Tagungen. Genau das ist die Herausforderung: Welche Themen wollen Sie mit Ihrem Rahmenprogramm abdecken? Soll es zwischen Tagungs- und Rahmenprogramm einen thematischen Zusammenhang geben? Für wie viele Teilnehmer soll das Rahmenprogramm geeignet sein? Wann und in welchem Zeitrahmen soll das Rahmenprogramm stattfinden? Welches Budget steht für Ihr Rahmenprogramm zur Verfügung und wo soll es durchgeführt werden? Spielen Wie finde ich passende Rahmenprogramme? Und spilen Punkte wie KSK und Compliance hierfür eine Rolle? Hier erfahren Sie, was Sie bei der Planung Ihres Rahmenprogramms alles beachten sollten…

Der technisch reibungslose Ablauf von Tagungen wird immer wichtiger. Zum einen werden die Inhalte immer multimedialer und zum anderen steigt die Erwartungshaltung der Tagungs-Teilnehmer, geprägt durch unsere Medienlandschaft immer weiter. Wo früher Overhead und Zeigestab verwendet wurden sind heute Beamer-Präsentationen, Full HD Live-Bild Übertragungen, Video-Einspieler, Animationsfilme, interaktive Tablett PC Anwendungen u.v.m. bis hin zur Gestensteuerung im Einsatz. Und dieser Trend steht erst am Anfang, da Inhalte auf völlig neuen Wegen vermittelt werden können. Nachteile dieser Entwicklung: oftmals belasten diese Dinge das Tagungsbudget erheblich. Teilweise rücken Inhalte um der Technik Willen in den Hintergrund.und eEs werden sehr viele Fehler begangen, da für die planenden Personen die rasante technische Entwicklung nicht greiffassbar ist. Häufig fehlt eine Schnittstelle zwischen Techniker und Planer, die Inhalte und Technik in Einklang bringen. Wie Sie die modernste Veranstaltungstechnik optimal nutzen und was sie kostet, erfahren Sie hier…

Ähnlich wie bei den Rednern steht auch hier zunächst die Entscheidung an, wähle ich eine Person aus der eigenen Organisation oder einen externen professionellen Moderator? Die Antwort kann nicht pauschaliert werden, sondern muss individuell anhand einer Entscheidungsmatrix für die jeweilige Tagung entschiedenerarbeitet werden. Neben Budget, Fachkompetenz und der Außenwirkung sollten zahlreiche andere Faktoren bei der Entscheidung für die optimale Moderation berücksichtigt werden. Welche das sind, erfahren sie hier…

Angefangen vom Teppich und dem Bühnenbelag über Messestellwände im Foyer bis hin zu ganz individuellen, teils spektakulären Sonderbauten in Special-Locations ist der Messebau immer wieder ein einflussreicher Baustein in der Planung einer außergewöhnlichen Tagung. Beispielsweise könnten Akustikprobleme in Räumlichkeiten oftmals mit einfachen messebaulichen Maßnahmen deutlich entschärft werden. Aber auch in Tagungshotels und Kongresszentren, wo in aller Regel die Basis für Ihre Tagung bereits sehr gut vorhanden ist, kann der Einsatz von Messebaumaßnahmen sinnvoll sein. Hier hilft Ihnen unser Leitfaden mit Tipps und Anregungen für Aufwertungen Ihrer Tagung mittels Messebau…

Zu Beginn steht wie immer die Planung: Welche Art von Möbeln benötige ich? Wie soll der Stil der Möblierung sein? Stylisch, funktional oder lieber bequem? Und wie viele Möbel sind notwendig oder sinnvoll? Ihrer Entscheidung sollten Sie einige Überlegungen voranstellen. Soll das Mobiliar zu den gewählten Veranstaltungsräumlichkeiten passen oder eher einen Kontrast dazu bilden? Können Sie die Botschaft Ihrer Tagung mit der Einrichtung unterstreichen? Wie viele Teilnehmer haben Sie und wie viele Räume wollen Sie mit welcher Bestuhlungsart möblieren? Benötigen Sie separate Möbel für die Bühne, z.B. für eine Podiumsdiskussion oder im Empfangsbereich Counter für die Akkreditierung? Welche rechtlichen Anforderungen muss ich bei der Bestuhlungsplanung beachten? Lesen Sie hier die Antwort auf all diese Fragen…

Bei mehrtägigen Tagungen ist die Wahl der passenden Übernachtungsmöglichkeit sicherlich eine der wichtigsten Kriterien im Planungsprozess. Das Hotel muss passen. Doch wann passt ein Hotel?

Bevor Sie sich für ein Hotel entscheiden, müssen Sie sich überlegen, ob dieses nur für die Übernachtung der internen/externen Teilnehmer, Referenten und der Crew ist. Oder soll die Crew vor Ort gebucht werden, damit dafür keine Übernachtungskosten entstehen? Und ist das überhaupt Möglich? Die zweite Möglichkeit wäre, ob Sie gleich Ihre gesamte Veranstaltung in einem Tagungshotel abhalten wollen. In letzterem Fall sollten Sie bedenken, dass Ihre Tagung mit diesem Hotel steht und fällt. Nur wenn alles zu Ihrer und der Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer verläuft war die Tagung auch ein Erfolg. Die Gedanken die sie sich deswegen vorher machen sollten betreffen daher nicht nur die Anzahl der Zimmer und die Auswahl zwischen Frühstück, Halb- oder Vollpension. Vielmehr geht es um den Hotelcharakter, die Klassifizierung, das Image, die Zimmerkapazitäten. Welche Rolle spielen außerdem "Compliance" und warum ist "Kodexkonformität" für den Pharmabereich wichtig? Welche kulturellen und religiösen Unterschiede müssen Sie bei Ihren Gästen bedenken? Mit welchen Unverträglichkeiten sollte man heut zu Tage rechnen und inwieweit kann das Hotel auf Sonderwünsche und internationale Gäste eingehen? Weitere Tipps und Tricks finden Sie hier…

Jeder, der schon einmal für ein Teilnehmermanagement einer größeren Veranstaltung verantwortlich war, weiß wie komplex das Thema sein kann. Fragen, die Sie sich in jedem Fall beantworten sollten sind: Ist die Anzahl der Tagungs-Teilnehmer überschaubar klein, so dass Sie mit Excel o.ä. planen können? Oder macht ein professionelles Online-Teilnehmermanagement-Tool Sinn? Wie viel kostet so ein Tool? In welchen Sprachen benötigen Ihre Tagungs-Teilnehmer Informationen und Unterstützung? Welche Erreichbarkeit ist im Vorfeld und bei Ihrer Tagung erforderlich? Spielen dabei Zeitzonen eine Rolle? Welche Informationen soll das Teilnehmermanagement erfassen? Wer benötigt Informationen über die Tagungs-Teilnehmer (Agentur, Hotel, Caterer, Transferdienstleister etc.) und wie sollen die zur Verfügung gestellt werden? Inwiefern entstehen Problematiken beim Datenschutz? Die folgenden Seiten helfen Ihnen bei der perfekten Betreuung Ihrer Tagungs-Teilnehmer vom Save the Date über die Akkreditierung bis hin zur Nachbetreuung…

Nachdem Sie sich bei der Planung Ihrer Tagung bereits entschieden haben aus welchem Umkreis die Teilnehmer anreisen, ist es wichtig, sich im Punkt Teilnehmermanagement um alles Andere die Gäste betreffend zu kümmern. Dafür empfiehlt sich die Einrichtung eines Online-Teilnehmer-Tools, über das nicht nur die Antworten auf die Einladungen eingehen können, sondern auch Akkreditierungen und Teilnehmerausweise beantragt werden können, so dass Sie diese zu Beginn der Tagung bereits griffbereit am Counter liegen haben. Außerdem können hier Besonderheiten Betreffs religiöser oder kultureller Unterschiede, sowie Allergien und Unverträglichkeiten bereits im Vorfeld gemeldet werden. Was Sie zum hier zum Thema Datenschutz unbedingt beachten sollten, lesen Sie im folgenden Leitfaden…

Trotz der fortschreitenden Digitalisierung sind Drucksachen bei den meisten Tagungen nach wie vor essenzielle Begleiter der Veranstaltung. Angefangen von Einladungen, Anreiseinformationen, Willkommens-Briefen und dem Programm über Pressemappen, Tagungsmappen, Namensschilder, Blöcke und Kugelschreiber bis hin zu Menükarten, Tischkarten, Tischplänen oder Informationen zur Destination u.v.m. gibt es nahezu keine Grenzen für die Verwendung von Drucksachen bei Tagungen. Neben dem Budget für Drucksachen sollten die folgenden Fragen gestellt werden: Wie ist der Zeitplan für die Produktion und den Versand? Wie hoch sind die Mengen? Passen die Drucksachen zu Ihrem Konzept und in Ihr Corporate Design? Welche Informationen sollen damit transportiert werden und bringen diese meinen Tagungs-Teilnehmern einen Nutzen? Wann und von wem bekomme ich die Informationen für meine Drucksachen? Wie gehen Sie damit um, wenn Sie kurzfristig auf der Tagung ergänzende Drucksachen benötigen? Lesen Sie hier unsere Tipps für die Gestaltung und den Einsatz von Drucksachen vor, während und nach Ihrer Tagung…

Die digitale Kommunikation hat in den letzten Jahren den Tagungs-Markt zunehmend verändert. Betrachtet man die derzeitig Entwicklung, wird die Digitalisierung den Tagungs-Markt in den kommenden Jahren revolutionieren. Wo gestern noch Powerpoint Folien via Beamer an die Wand projiziert wurden, werden morgen und bereits teilweise heute 3D-Projektionen, Gestensteuerung, Augmented Reality, interaktive Veranstaltungs-Apps, digitale Concierge Services, Digital Signage (digitale Beschilderung) etc. Einzug in die Tagungsräume finden. Die Einbindung von Social Media Kanälen in die Tagungsplanung wächst rasant und cross mediale Online-Kommunikation mit eingebettetem Online-Teilnehmer-Tool ist state oft he art. Doch was ist sinnvoll für wen? Was ist bezahlbar? Welche rechtlichen Risiken birgt die digitale Kommunikation? Was muss ich beim Einsatz all dieser neuen Technologien berücksichtigen? Hier beantworten wir Ihnen diese Fragen rund um Ihre digitale Veranstaltung…